Basismodul: Ansprechpartner
Begleiter, Prüfberichts- / Rechnungsempfänger...
Erfahren Sie alles über das Basismodul Ansprechpartner
Erklärung
Die Module Firmendaten, Ansprechpartner, Objektverwaltung und Selektionstexte bilden die Grundlage des Programms. Sie sind daher auch nur als Gesamtpaket erhältlich.
Sämtliche Preisangaben verstehen sich als Nettopreise zzgl. MWSt..
*Den Preis für das Gesamtpaket haben wir Ihnen in Klammern angegeben.
Preis
0,- €
*(380,- €)
Unscheinbar, aber wichtig!
Trotz des relativ geringen Raumes, den das Modul auf dem Hauptformular einnimmt, ist es eines der grundlegenden Module. Mit diesem Modul legen Sie den Grundstein für die Adressierung von Berichten oder Rechnungen, legen aber auch z.B. Begleiter des Versicherungsnehmers etc. an.
Ja und - ein paar Namen eintragen?!
Von wegen! Dieses Modul kann eine ganze Ecke mehr:
Neben der reinen Erfassung und Verwaltung der zuständigen Mitarbeiter können Sie auch die entsprechenden persönlichen Kontaktdaten erfassen und diese dann auch direkt aus dem Formular verwenden (um z.B. über CTI-Dienste die Rufnummer per Mausklick anzurufen, oder - bei vorhandenem Kontaktmanagement-Modul - direkt E-Mails schreiben oder ein Telefax versenden.
Los geht's!
Wir bringen Ihnen in den folgenden Schritten das Modul und seine Verwendung gerne näher.
Das zum Ansprechpartner-Modul gehörige Formular ist auf der ersten Seite des Hauptformulars eingebettet.
Der Bezug zum jeweiligen Kunden ist dadurch offensichtlich.
Sie finden auf diesem Formular verschiedene Eingabefelder; die Spalten sind entsprechend beschriftet.
Es gibt keine Limitierung bezüglich der Datensätze; Sie können also beliebig viele Ansprechpartner erfassen.
Vorgegebene Werte erleichtern Ihnen die Arbeit und verhindern Tippfehler.
Die Felder:
Anrede (Herr, Frau, Firma, Familie)
und
Titel ("", Dr., Prof., Prof.-Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Ing. (FH), Dipl.-Kfm., Dipl.-Techniker)
bieten Ihnen Wertlisten an, aus denen Sie entweder im DropDown-Menü auswählen können oder aber Sie geben den entsprechenden Inhalt per Tastatur ein.
Der jeweilige Wert wird bei der ersten Übereinstimmung vorgeschlagen.
Manchmal ist es nötig, auf den Ansprechpartner z.B. für einen Prüfbericht "zu verzichten".
Für solche Fälle legen Sie einfach einen "leeren" Ansprechpartner an.
Der Bericht wird dann nicht persönlich adressiert.
Selbstverständlich können Sie bereits erfasste Ansprechpartner ändern, löschen, oder Informationen ergänzen.
Um eine lückenlose Historie zum jeweiligen Kunden zu haben, empfehlen wir Ihnen aber, im Falle von Namensänderungen oder wenn ein Mitarbeiter bei Ihrem Kunden wechselt nicht den Datensatz zu ändern oder gar zu löschen; legen Sie lieber einen neuen Datensatz an:
So haben Sie immer noch den Bezug zum ehemaligen Ansprechpartner bei älteren Berichten.
Erfassen Sie möglichst viele Informationen.
Was Ihnen momentan unwichtig erscheinen mag kann Ihnen in der Zukunft unnötige Recherchearbeiten abnehmen.
Dazu zählen insbesondere persönliche Durchwahlen, Abteilungs- oder persönliche Faxgeräte, E-Mail-Adressen, Handynummer;
auch ein Eintrag in welcher Abteilung der/die Ansprechpartner/in tätig ist und welche Funktion er/sie ausübt kann später einmal wertvoll sein.
Zwei Kontrollkästchen zum Anklicken sind für die Erstellung von Berichten, Angeboten und Rechnungen von großer Bedeutung:
Berichte (rot hinterlegt)
und
Rechnung (grün hinterlegt).
Soll ein Prüfbericht einem Mitarbeiter direkt vorgelegt werden, klicken Sie Bericht an, damit dieser dann individuell adressiert wird. Analog dazu verfahren Sie (sofern Sie das Rechnungswesen-Modul besitzen) für die Empfänger von Angeboten, Rechnungen, usw.
Je nach technischer Ausstattung Ihres Büros ist es möglich, die hinterlegten Rufnummern aus der Datenbank direkt per Mausklick anzurufen.
Notwendig für diese Funktion ist eine Schnittstelle zwischen Ihrer Telefonanlage und Ihres Computers.
Die Technik hinter dieser Komfortfunktion nennt sich ECT.
Ob Sie diese Funktion nutzen können, klären wir gerne für Sie; und falls nötig kümmern wir uns auch gerne um die Einrichtung!
Abgerundet wird das Paket mit dem Kontaktmanagement-Modul: Alle Nutzer dieses Moduls* können direkt aus dem Basismodul Ansprechpartner heraus E-Mails und Faximiles versenden.
* in Kombination mit dem Tobit david fx Information Server